Memilih solusi antara ERP Cloud-based atau ERP On-premise adalah keputusan penting bagi setiap bisnis yang ingin meningkatkan efisiensinya operasinya. ERP, atau Enterprise Resource Planning, adalah sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti akuntansi, inventaris, sumber daya manusia, customer service, dan lainnya ke dalam satu platform.
Namun, bagaimana untuk tahu jenis implementasi ERP yang terbaik untuk bisnis? Dalam artikel ini, kami akan membandingkan pro dan kontra solusi antara ERP Cloud-based atau ERP On-premise, serta membantu untuk mengevaluasi kebutuhan dan preferensi bisnis Anda.
ERP Cloud-based
ERP Cloud-based adalah jenis solusi ERP yang di-host dan dikelola oleh penyedia pihak ketiga di internet. Ini berarti pengguna tidak perlu menginstal, merawat, atau meng-upgrade handware atau software apa pun di tempat mereka. Sebaliknya, mereka hanya perlu mengakses sistem ERP melalui browser web atau membayar subscription berdasarkan penggunaan mereka.
Keuntungan ERP Cloud-based meliputi:
Fleksibilitas – ERP Cloud-based memberikan kebebasan dalam mengakses data dan aplikasi dari mana saja dengan koneksi internet yang stabil. Hal ini memungkinkan para pengguna untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja.
Biaya Awal Rendah – pada ERP Cloud-based, meniadakan kebutuhan akan infrastruktur server yang besar dan mahal. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya modal dan operasional yang terkait dengan pengadaan dan pemeliharaan handware.
Skalabilitas – ERP Cloud-based memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan mereka seiring dengan pertumbuhan bisnis. Penambahan fitur atau storage dapat dilakukan dengan secara bertahap tanpa memerlukan modal yang besar.
Keamanan Data – ERP menyediakan pengaturan keamanan data yang ketat. Hal ini memastikan bahwa data perusahaan dilindungi dan dicadangkan pada pusat data yang aman dengan enkripsi, firewall, dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang diizinkan.
Pembaruan Otomatis – ERP Cloud-based menyediakan pembaruan otomatis untuk software dan aplikasi yang dibutuhkan. Hal ini memastikan bahwa sistem selalu up-to-date dan berfungsi dengan baik.
Manajemen Sumber Daya – ERP Cloud-based membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dan keuangan dengan lebih efektif. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aktivitas inti bisnis. Sehingga, pengguna pun tidak perlu mempekerjakan atau melatih sumber daya IT tambahan.
Di sisi lain, ERP Cloud-based juga memiliki beberapa kelemahan, seperti:
Bergantung pada Internet – ERP membutuhkan koneksi internet yang stabil dan cepat untuk berfungsi dengan baik. Jika terjadi gangguan koneksi internet, maka akses ke aplikasi dan data akan terhambat.
Ketergantungan Pihak Ketiga – ERP memerlukan penyedia layanan pihak ketiga untuk mengelola aplikasi dan infrastruktur. Jika penyedia layanan mengalami kendala, perusahaan bisa mengalami gangguan dalam operasionalnya.
Keamanan Data – ERP menyediakan pengaturan keamanan data yang ketat, tetapi ada risiko keamanan yang terkait dengan menyimpan data di cloud. Hal ini memerlukan perusahaan untuk memilih penyedia layanan yang terpercaya dan memiliki kebijakan keamanan yang ketat. Salah satunya adalah Microsoft Azure.
Anggaran Berlangganan – Untuk menjalankan ERP, perusahaan perlu merencanakan anggaran untuk biaya berlangganan yang bisa bulanan atau tahunan.
Minim Kustomisasi – Beberapa perusahaan mungkin mengalami keterbatasan dalam melakukan kustomisasi pada aplikasi ERP. Hal ini dapat membatasi kemampuan perusahaan dalam menyesuaikan aplikasi sesuai dengan kebutuhan mereka.
ERP On-premise
ERP on-premise, yang juga dikenal sebagai ERP tradisional, adalah jenis solusi ERP yang diinstal dan dikelola pada server dan perangkat. Ini berarti harus membeli, merawat, dan meng-upgrade handware dan software yang diperlukan untuk menjalankan sistem ERP dan memenuhi biaya lisensi satu kali dan biaya pemeliharaan tahunan.
Keuntungan:
Kontrol Penuh: Pada ERP On-premise akan lebih banyak kontrol atas sistem dan data
Keamanan Tinggi: Untuk ERP On-premise, tingkat keamanan yang lebih tinggi untuk data perusahaan
Biaya Jangka Panjang Rendah: Khusus ERP On-premise, biaya implementasi tergolong lebih rendah untuk penggunaan jangka panjang
Skalabilitas dan Kustomisasi: ERP On-premise menawarkan kemudahan dalam kustomasi sistem sesuai kebutuhan
Namun, ada pun beberapa kelemahan yang terkait dengan jenis solusi ERP ini,
Kelemahan:
Biaya maintenance relatif tinggi
Masa implementasi yang lebih memakan waktu
Fleksibilitas yang lebih sedikit dalam hal akses dan pembaruan hardware.
Kebutuhan tim IT internal yang mumpuni
Cara Memilih antara ERP Cloud-based atau On-premise
Ketika memilih antara solusi ERP cloud-based dan on-premise, tidak ada jawaban yang one-size-fits-all. Pengguna perlu mempertimbangkan berbagai faktor, seperti anggaran, ukuran dan kompleksitas bisnis, peraturan industri, dan harapan pribadi.
Biaya awal dan berkelanjutan harus seimbang dengan manfaat dan pengembalian yang diharapkan dari sistem tersebut. Selain itu, perlu menilai kebutuhan bisnis saat ini dan di masa depan untuk menentukan cakupan dan skala sistem ERP yang sesuai.
Selanjutnya, perusahaan perlu mematuhi standar hukum dan etika industri untuk memastikan data dan proses yang aman dan sesuai.
Terakhir, diharapkan ada evaluasi preferensi dan harapan untuk menentukan sejauh mana kebutuhan bisnis sejalan dengan fitur dan kemampuan sistem. Pada akhirnya, membuat keputusan yang didasarkan pada informasi yang matang guna mendukung efektivitas bisnis.
ERP Cloud-based atau ERP On-premise, Anda yang kendalikan
Di era remote working dan digitalisasi, solusi ERP berbasis cloud dapat menjadi peningkatan besar bagi bisnis yang mencari fleksibilitas dan implementasi cepat. Hal itu sangat menguntungkan bagi start up dan bisnis kecil di mana pengeluaran modal bisa menjadi faktor pembatas.
Analisis mendalam terhadap kebutuhan organisasi, kesiapan teknologi, dan tujuan bisnis jangka panjang harus menjadi dasar keputusan penting ini. Sebagai contoh lain, jika organisasi beroperasi di industri yang sangat diatur seperti perawatan kesehatan atau keuangan, solusi ERP on-premise mungkin menawarkan lebih banyak kontrol atas privasi data.
Jadi, pilih ERP Cloud-based atau ERP On-premise, nih?
Apapun pilihannya, Neo Esensial punya keduanya! Konsultasikan kebutuhan bisnis terkait ERP Cloud-based atau ERP On-premise dengan tim ahli kami dan temukan solusi yang paling sesuai untuk mewujudkan visi dan pertumbuhan bisnis.